sekolahkendari.com

Loading

contoh surat resmi sekolah

Artikel

contoh surat resmi sekolah

Contoh Surat Resmi Sekolah: Panduan Lengkap dan Mendalam

Surat resmi sekolah merupakan dokumen penting dalam administrasi pendidikan. Fungsinya beragam, mulai dari pemberitahuan kegiatan, permohonan izin, hingga laporan pertanggungjawaban. Memahami struktur dan kaidah penulisannya adalah krusial bagi siswa, guru, dan staf administrasi. Artikel ini akan mengupas tuntas contoh surat resmi sekolah, memberikan panduan detail, dan memastikan Anda mampu menyusun surat yang efektif dan profesional.

Struktur Umum Surat Resmi Sekolah

Setiap surat resmi sekolah idealnya mengandung elemen-elemen berikut:

  1. Kop Surat (Kop Surat): Kop surat mencantumkan nama sekolah, alamat lengkap, nomor telepon, nomor fax (jika ada), dan logo sekolah. Kop surat berfungsi sebagai identitas instansi pengirim. Keberadaan kop surat membedakan surat resmi dari surat pribadi. Contoh:

    SMA NEGERI 1 JAKARTA
Jalan Budi Utomo No. 7, Jakarta Pusat, 10710
Telp. (021) 3847654, Fax. (021) 3847655
Website: www.sman1jakarta.sch.id, Email: [email protected]

  2. Tanggal Surat: Tanggal surat menunjukkan kapan surat tersebut dibuat. Penulisan tanggal harus konsisten. Format yang umum digunakan adalah: [Nama Kota], [Tanggal] [Bulan] [Tahun]. Contoh: Jakarta, 17 Agustus 2024.

  3. Nomor Surat: Nomor surat berfungsi sebagai kode arsip dan memudahkan pelacakan surat. Format nomor surat bervariasi tergantung kebijakan sekolah, tetapi umumnya mencakup kode sekolah, nomor urut surat, bulan, dan tahun. Contoh: 005/SMAN1/VIII/2024.

  4. Lampiran: Lampiran mencantumkan jumlah dokumen atau berkas yang disertakan bersama surat. Jika tidak ada lampiran, kolom ini diisi dengan tanda strip (-). Contoh: Lampiran: 2 Lembar.

  5. Perihal/Hal: Perihal atau hal merupakan ringkasan singkat isi surat. Perihal harus jelas dan spesifik agar penerima surat dapat memahami inti pesan dengan cepat. Contoh: Perihal: Permohonan Izin Mengikuti Lomba.

  6. Alamat Tujuan: Alamat tujuan mencantumkan nama dan jabatan penerima surat, serta alamat instansi atau individu yang dituju. Pastikan penulisan nama dan jabatan benar. Contoh:

    Yth. Bapak/Ibu Kepala Dinas Pendidikan
Provinsi DKI Jakarta
Jalan Gatot Subroto Kav. 40-42, Jakarta Selatan

  7. Salam Pembukaan: Salam pembuka digunakan untuk menyapa penerima surat dengan hormat. Salam pembuka yang umum digunakan adalah “Dengan hormat,”. Setelah salam pembuka, bubuhkan tanda koma (,).

  8. Isi surat: Isi surat merupakan bagian terpenting yang menyampaikan pesan utama. Isi surat harus ditulis dengan bahasa yang formal, lugas, jelas, dan efektif. Struktur isi surat biasanya terdiri dari:

    • Paragraf Pembuka: Menyampaikan maksud dan tujuan surat secara umum.
    • Paragraf Isi: Menjelaskan detail informasi, alasan, atau permintaan yang ingin disampaikan.
    • Paragraf Penutup: Menyampaikan harapan, ucapan terima kasih, atau penegasan kembali.

  9. Salam Penutup: Salam penutup digunakan untuk mengakhiri surat dengan hormat. Contoh salam penutup: “Hormat kami,”. Setelah salam penutup, bubuhkan tanda koma (,).

  10. Tanda Tangan dan Nama Jelas: Tanda tangan dibubuhkan oleh pihak yang bertanggung jawab atas surat tersebut. Di bawah tanda tangan, cantumkan nama jelas dan jabatan pengirim surat. Jika surat diterbitkan oleh kepala sekolah, maka kepala sekolah yang menandatangani.

  11. Tembusan (CC): Tembusan mencantumkan daftar pihak-pihak yang menerima salinan surat. Tembusan bersifat opsional. Contoh: Tembusan: 1. Kepala Dinas Pendidikan; 2. Arsip.

Contoh-Contoh Surat Resmi Sekolah dan Analisis

Berikut beberapa contoh surat resmi sekolah dengan analisis struktur dan isinya:

Contoh 1: Surat Pemberitahuan Kegiatan Sekolah

SMA NEGERI 2 SURABAYA
Jalan Pemuda No. 1, Surabaya, 60271
Telp. (031) 5312345, Fax. (031) 5312346
Website: www.sman2surabaya.sch.id, Email: [email protected]

Surabaya, 10 Juli 2024
Nomor: 123/SMAN2/VII/2024
Lampiran: -
Perihal: Pemberitahuan Kegiatan Masa Orientasi Siswa (MOS)

Yth. Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid
Kelas X
SMA Negeri 2 Surabaya

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan dimulainya tahun ajaran baru 2024/2025, SMA Negeri 2 Surabaya akan menyelenggarakan kegiatan Masa Orientasi Siswa (MOS) bagi siswa kelas X. Kegiatan ini bertujuan untuk memperkenalkan lingkungan sekolah, program pembelajaran, dan nilai-nilai yang berlaku di SMA Negeri 2 Surabaya.

Kegiatan MOS akan dilaksanakan pada:

*   Hari/Tanggal: Senin-Rabu, 22-24 Juli 2024
*   Waktu: 07.00 – 16.00 WIB
*   Tempat: Kampus SMA Negeri 2 Surabaya

Kami mohon Bapak/Ibu dapat memberikan izin kepada putra/putri Bapak/Ibu untuk mengikuti kegiatan MOS tersebut. Informasi lebih detail mengenai jadwal kegiatan dan perlengkapan yang perlu dibawa akan disampaikan melalui website sekolah dan papan pengumuman.

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
[Tanda Tangan]
Drs. Budi Santoso, M.Pd.
Kepala Sekolah

Tembusan:
1. Dinas Pendidikan Kota Surabaya
2. Arsip

Analisis:

  • Kop Surat: Lengkap dengan identitas sekolah.
  • Tanggal Surat: Jelas dan formatnya benar.
  • Nomor Surat: Mengikuti format yang umum.
  • Lampiran: Tidak ada lampiran.
  • Perihal: Singkat dan informatif.
  • Alamat Tujuan: Ditujukan kepada orang tua/wali murid.
  • Isi surat: Jelas, lugas, dan informatif mengenai kegiatan MOS.
  • Tanda Tangan: Ditandatangani oleh kepala sekolah.

Contoh 2: Surat Permohonan Izin Kegiatan Ekstrakurikuler

SMA BHAKTI MULIA
Jalan Merdeka No. 5, Bandung, 40115
Telp. (022) 4201234, Fax. (022) 4201235
Website: www.smabhaktimulia.sch.id, Email: [email protected]

Bandung, 5 Agustus 2024
Nomor: 025/EKS/SMA-BM/VIII/2024
Lampiran: 1 Proposal
Perihal: Permohonan Izin Kegiatan Ekstrakurikuler

Yth. Bapak/Ibu Kepala Sekolah
SMA Bhakti Mulia
di Bandung

Dengan hormat,

Sehubungan dengan program kerja ekstrakurikuler Palang Merah Remaja (PMR) SMA Bhakti Mulia tahun ajaran 2024/2025, kami mengajukan permohonan izin untuk menyelenggarakan kegiatan pelatihan pertolongan pertama bagi anggota PMR.

Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan anggota PMR dalam memberikan pertolongan pertama pada kecelakaan atau kejadian darurat. Detail kegiatan terlampir dalam proposal.

Kami berharap Bapak/Ibu dapat memberikan izin dan dukungan atas kegiatan ini. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Ketua PMR,

[Tanda Tangan]
Rina Lestari

Mengetahui,
Pembina PMR,
[Tanda Tangan]
Dra. Ani Susanti

Analisis:

  • Kop Surat: Lengkap dengan identitas sekolah.
  • Tanggal Surat: Jelas dan formatnya benar.
  • Nomor Surat: Mengikuti format yang umum.
  • Lampiran: Menyertakan proposal.
  • Perihal: Singkat dan informatif.
  • Alamat Tujuan: Ditujukan kepada kepala sekolah.
  • Isi surat: Jelas, lugas, dan informatif mengenai permohonan izin kegiatan ekstrakurikuler.
  • Tanda Tangan: Ditandatangani oleh pimpinan PMR dan diketahui oleh pembina PMR.

**Tips Menyusun Surat Resmi Sekolah

Comments 0